“真是太感谢你们了，帮我找到了2012年契税完税凭证税务存联，解决了办理不动产证的大难题。”近日，家住花样年华小区的刘燕女士对许昌市鄢陵县税务局表达了感谢，这是该局强化档案电子化规范化管理，提高档案开发利用水平，惠民利企的一个缩影。
为进一步提高征管档案的使用效率和利用效益，去年以来，鄢陵县税务局大力推进以规范化、电子化为核心档案管理工作机制，健全组织管理，加强分类整理，强化硬件管理，规范日常管理， 创新服务方式，实现了档案利用与办税服务的高效运转，有力推动了鄢陵税收事业提能增效。
健全组织管理，实现档案管理规范化。为统一规范、有效保护和充分利用税收征管档案，该局成立了档案规范化、电子化管理工作领导小组，多次组织召开征管档案规范化、电子化管理工作专题会议，研究征管档案规范化、电子化管理工作，征集相关股室和分局对现行征管规范化、电子化资料管理工作的意见建议，研究制定征管档案规范化、电子化管理办法。同时成立档案规范化、电子化管理工作小组，安排专职档案管理人员及兼职管理人员，严格按照“谁办理谁负责”原则，为征管档案规范化、电子化建设提供有力保障。
加强分类整理，实现档案管理系统化。坚持安全、保密、精准、规范的原则，清理税务机构合并以前和以后的各类文书档案、会计档案、征管档案，并按照电子档案系统具体操作流程规范，结合税收征管业务“真实、准确、规范”要求，科学分类、整理、编号、装订、入库，做到整齐规范、排列有序、查找方便。同时，利用电子扫描仪、高拍仪等工具进行电子档案归档，按照档号编制，形成一案一卷、一卷一号的电子目录，确保征管基础信息的准确性和完整性，把“死档案”变成“活信息”，让档案作用得到进一步有效发挥。
强化硬件管理，实现档案管理安全化。建立规范化的专用档案室，配备档案管理计算机、空调、温湿度计、消防器材、除湿机、吸尘器、干燥剂、杀虫剂、监控系统等必备设备用品，各类档案设施齐全、完备、好用，确保档案室消防、报警、电路、管道等符合相关规定，做到防火、防盗、防水、防 爆；制定救灾应急预案，组织档案管理人员学习保密及档案管理制度规定，加强日常管理，定期排查安全风险隐患，杜绝档案安全事故，确保档案实体和信息的绝对安全。
规范日常管理，实现档案管理科学化。建立档案管理检查机制，不定期对移交的各类档案及归档情况进行检查，将档案管理纳入组织绩效考评，对各类档案的采集、整理、移交、保管、借阅等各个环节与各股室和各税务分局职责予以明确，确保档案从立卷归档到保管统计，从移交利用到查询保管有章可循。
创新服务方式，提升档案开发利用便利化。为彰显档案管理增值利用成效，该局建立了档案的归档文件目录、案卷目录等检索工具和查阅审批日记、利用效果记录等制度，运用计算机进行档案检索，规范查阅行为，提高查阅效率，并组织、指导档案管理人员编撰实用的人事档和征管档案信息，让档案资料“活”起来，主动服务机关和基层以及全县纳税人、缴费人。目前，该局文书档案共整理12306件，数字化扫描17631页。其中，税收业务档案资料5166卷，会计档案689卷，实物档案162件，声像档案中照片档案230张(盘)，并按档案规范要求全部制作了全文数字化目录数据库。仅2023年1至5月，就有32家企业财务人员和26名契税纳税人通过该局档案查询第一时间解决了因征管资料遗失导致办事卡壳的问题。